Termes de référence pour le recrutement d’une agence de communication ou une société de production audiovisuelle pour l’organisation de la foire MedArtSal
- Contexte de la mission
Aujourd’hui, les salines à travers la Méditerranée souffrent d’une double pression, aussi bien environnementale qu’économique. La production des salines fait notamment face à la forte concurrence mondiale, notamment l’extraction minière du sel. Aussi, les salines sont confrontées au choix de fermer, d’industrialiser la production ou de modifier l’orientation commerciale vers un modèle fondé sur le tourisme durable et les produits artisanaux. Cette troisième option est l’idée portée par MedArtSal.
Le projet définira un modèle de gestion durable et adaptable pour les salines artisanales en abordant notamment les aspects de marketing et de protection de la biodiversité. D’une part, les responsables de salines bénéficieront d’une formation actualisée sur la manière de mettre en place une gestion qui leur permet de rester compétitifs, notamment grâce à la diversification des produits. D’autre part, les décideurs institutionnels contribueront à concevoir un modèle durable qui sera ensuite testé dans deux salines artisanales en Espagne et en Tunisie. Enfin, un réseau de salines méditerranéennes artisanales sera créé pour capitaliser les résultats du projet à long terme.
Dans ce cadre, La Chambre Tuniso-Italienne de commerce et d’industrie CTICI Partenaire 5 du projet MedArtSal recrute une Agence de Communication pour l’organisation de la foire phygitale MedArtSal.
La foire va être organisé en présentielle pour les exposants Tunisiens et via une plateforme en ligne pour les exposants internationaux avec des interventions des experts sur des thématiques liées au secteur du sel.
2. Objectifs de la Foire
- Créer un réseau de salines artisanales méditerranéennes
- Créer des partenariats entre les participants nationaux et internationaux
- Promouvoir la culture et la richesse locales
- Impliquer les entités gouvernementales pour aider à restaurer cet âge d’or pour la production de sel
- Redynamiser l’économie de la région en impliquant les entreprises et les collectivités de la région
- Promouvoir les traditions et l’histoire locales liées au sel
- Présenter des activités d’extraction de sel aux enfants et aux familles
- Lancer des projets pilotes d’écotourisme
3. Objectifs de la prestation
Conformément aux étapes ci-après, les objectifs de cette prestation se présentent comme suit :
Etape 1 : avant la foire phygitale :
- Contribuer à la mobilisation des différentes catégories d’acteurs potentiels grâce à une communication adéquate en vue de garantir leur participation à la foire ;
- Assurer la préparation logistique de la foire à la grande satisfaction des parties prenantes.
La sélection, l’aménagement et l’organisation de l’espace où se tiendra la foire selon le protocole sanitaire lié au COVID 19.
L’organisation de 25 stands dans l’espace sélectionné.
La réalisation d’une plateforme en ligne où il aura une diffusion en directe de la foire et une présentation virtuelle de chaque participant national et international. Cette plateforme sera un lieu d’interaction pour les participants qui n’ont pas pu assister à la foire.
Sur la plateforme virtuelle, il y aura la possibilité de communiquer avec les exposants internationaux avec les invités de la foire ce qui va créer une interaction entre les différents participants de la foire.
La mise en place d’un écran géant où il y aura la diffusion en directe de la plateforme en ligne.
L’organisation d’une salle pour les séminaires qui vont se dérouler au cours de la journée.
Etape 2 : pendant la foire phygitale:
- Assurer la logistique de la foire ;
- Assurer une bonne communication et un bon reportage de l’évènement.
Etape 3 : après la foire phygitale :
- Assurer une bonne communication et un bon reportage de l’évènement ;
- Contribuer à la rédaction du rapport final de l’événement (documentation du processus et des résultats de la foire).
4. Résultats attendus
Les résultats attendus à la fin de cette prestation sont :
- Grâce à une communication adéquate, les différentes catégories d’acteurs ont été mobilisées et ont participé activement à la foire MedArtSal
- La logistique de l’évènement est bien assurée (participants et visiteurs très satisfaits) ;
- La communication avant, pendant et après l’événement est bien assurée et a contribué fortement à la promotion et au marketing des produits de sel en Tunisie.
- De nombreuses relations d’affaires solides ont été tissées entre les opérateurs économiques ayant participé à la foire ;
- Un rapport final de l’événement est disponible (documentation du processus et des résultats de la foire).
5. Activités à mener par l’agence de communication
L’agence retenue aura à mettre en place, en étroite collaboration avec le comité d’organisation, une communication appropriée permettant de mobiliser les participants ciblés et un nombre important de visiteurs. Il s’agit de la définition, la réalisation et la mise en œuvre d’un plan média pour la foire.
Pour le plan média, il faudra proposer les médias, les outils et canaux de communication les plus appropriés et d’assurer sa réalisation après validation par le comité d’organisation (en collaboration avec la CTICI. L’agence aura également pour tâche la gestion des relations avec les médias. La mission qui lui sera confiée devra être réalisée de façon professionnelle et dans les délais impartis pour une réussite parfaite.
Il revient donc à l’agence de :
- Assurer la promotion et la communication de la foire avant, pendant et après l’événement (proposer un plan média, les relations publiques et relations médias, la préparation et la conception de matériels/outils de communication, , etc.) ;
- Assurer la prise des images (vidéos de l’évènement sur support numérique, photos,…)
- Assurer la bonne réalisation des actions de communication ;
- Assister le comité d’organisation à définir la logistique (installations et désinstallations nécessaires, mise en place des stands, chaises, tables, décoration) sur le site de la foire ;
- Appuyer l’organisation de l’ouverture et de la clôture de l’événement (préparer l’agenda et assurer son respect, faire l’animation) ;
- Appuyer le recueil d’informations auprès des participants à l’événement en utilisant les formulaires/guides d’entretien d’inscription en vue de mesurer la satisfaction des participants et les résultats de la foire ;
- Assurer le protocole, le secrétariat, jouer le rôle de maître de cérémonie, etc ;
- Assurer la bonne organisation des conférences, panel et concours prix d’excellence ;
- Contribuer à la rédaction du rapport final de l’événement ;
6. Méthodologie
La méthodologie à utiliser est l’approche participative et concertée. Ce qui se traduira par des échanges permanents entre le prestataire et le Comité d’organisation.
7. lieu, date et durée de la foire MedArtSal
La période retenue pour la tenue de la foire MedArtSal est la fin du mois de Novembre 2021 et durera 02 jours.
8. Cibles
Les cibles principales sont les salines méditerranéennes, des clients potentiels de produits de sel, les IMF/IF, les structures étatiques impliquées dans la chaine de valeurs du sel, les partenaires au développement, le secteur privé, les organisations de producteurs, et le public en général.
9. Durée de la mission
La durée totale de la mission est d’un mois. Cette mission débutera dès signature du contrat avec le prestataire retenu et se terminera fin novembre 2021 par le dépôt d’un rapport final de mission.
10. Comité d’organisation
Un comité d’organisation est mis en place. Le comité assurera le suivi des activités de l’agence. Cette dernière travaillera en collaboration avec le comité d’organisation mis en place à cet effet.
11. Organisation technique de la foire
a)Organisation des espaces
– Stands d’exposition (25 stands)
– Espaces de conférences, échanges d’idées/technologie/information (marchés virtuels d’idées, de technologie, de produits, …)
– Espaces de dégustation
– Espaces de rencontre d’affaire (business to business/B2B)
– Esplanade d’animation (musique, concours chanson, ateliers pour enfants,…)
b) Création d’une plateforme en ligne
La réalisation d’une plateforme en ligne où il aura une diffusion en directe de la foire et une présentation virtuelle de chaque participant national et international. Cette plateforme sera un lieu d’interaction pour les participants qui n’ont pas pu assister à la foire.
Sur la plateforme virtuelle, il y aura la possibilité de communiquer avec les exposants internationaux avec les invités de la foire ce qui va créer une interaction entre les différents participants de la foire.
c) Organisation des concours et prix
Un concours sera organisé pour attribuer le prix MedArtSal pour le meilleur œuvre d’art à base de sel.
d) Organisation des thématiques conférence/panel :
Trois thématiques seront débattues en conférence ou en panel.
12. Profil du prestataire recherché
Le prestataire recherché est une agence, un cabinet ou un bureau d’étude spécialisé dans la communication, la production graphique et audiovisuelle, le marketing et la promotion évènementielle.
Il doit :
- Avoir des expériences avérées en termes de préparation et de conception de matériels/outils et supports de communication etc.) ;
- Avoir de l’expérience dans la création des plateformes d’interaction en ligne. ;
- Disposer de matériels techniques performants et suffisants pour l’exécution de la mission ;
- Avoir suffisamment d’expériences dans la prise des images (vidéos, photo);
- Avoir des relations avec les médias ;
- Avoir des expériences dans la production graphique et audiovisuelle ;
- Avoir des expériences dans la gestion efficace et efficiente de la logistique ;
- Disposer d’une équipe dynamique capable de satisfaire les attentes du programme ;
- Avoir des expériences dans l’organisation et l’animation des foires ;
- Savoir comment développer une stratégie de promotion des produits ;
- Avoir de bonnes capacités de rapportage ;
- Avoir un esprit d’écoute et de synthèse ;
13. Information
Tout renseignement peut être demandé à l’adresse email : meriem.msaddak@ctici.org.tn
14. Introduction des offres
Les offres établies en langue française doivent être envoyé à l’adresse email : meriem.msaddak@ctici.org.tn au plus tard le 30 juillet 2021 en mentionnant dans l’objet : « Recrutement d’une agence de communication / marketing dans le cadre de l’organisation de la Foire MedArtSal ».
L’offre et chacun des documents l’accompagnant doivent être numérotés et signés par le soumissionnaire ou son mandataire. Le mandataire doit faire apparaître qu’il est autorisé à engager le soumissionnaire.
Tous les éléments constitutifs des offres seront contenus dans deux (02) fichiers distincts à savoir :
a) Fichier 1 : Toutes les pièces relatives à l’offre technique.
b) Fichier 2 : Toutes les pièces relatives à l’offre financière.
15. Attribution du marché
Le marché sera attribué au prestataire le mieux disant sur la base de 60% des points de l’offre technique + 40% des points de l’offre financière. Le soumissionnaire qui a ce total de point le plus élevé sera retenu.
Le soumissionnaire retenu pourrait, au besoin, être invité aux négociations.
La CTICI se réserve le droit de ne pas donner suite au présent appel d’offre, si aucune des offres reçues ne satisfait à ses attentes.
16. Délai prolongé
La CTICI prolonge le délai de réception des offres techniques et financières jusqu’au 20 Août 2021.
La date de l’évènement sera reprogrammée pour le premier trimestre 2022. La date limite de réception des offres techniques et financières a été prolongée au 31/10/2021. Les offres seront envoyée à l’adresse sg@ctici.org.tn
